PDF – datový formát, který většina z vás zná. Pro čtení souborů v počítači užívá naprostá většina uživatelů volně šířený program Adobe Reader, dostupný pro různé operační systémy. Obecně vnímané přednosti PDF jsou: to, co publikuji, nemůže nikdo jednoduše měnit; přesná vizuální věrnost; dokument může přečíst každý, nezávisle na tom, zda má instalovaný program ve kterém tento vznikl. Co dále PDF umožňuje a kde je vhodné ho použít? Co vše mohu s korektně vytvořeným souborem Adobe PDF podniknout?

Obr. 1 Prezentační vrstva (Presentation) – umožňuje přenést a předat vysoce profesionální design dokumentu, identický s papírovým dokumentem a podporovaný profesionálními tiskovými technologiemi Programová logika (Business Logic) – umožňuje vytvářet různé kontroly a výpočty (např. ve formulářích), zajistit propojení s jinými systémy atd. XML transport a schéma – vrstva umožňující přenášet informaci mezi systémy a uživatelem nebo mezi systémy navzájem.

• Různé způsoby vyplnění – lze jej vyplnit on-line, off-line, (dokument si uživatel stáhne a vyplní jej až má potřebné údaje k dispozici);
  
• Různé způsoby zaslání zpět – formulář může být zaslán zpět buď jako PDF dokument elektronicky, nebo vytištěn a odeslán poštou;
  
• Kontrolu informací a případné výpočty – v průběhu vyplnění formuláře mohou být implementovány různé validace;
  
• Elektronicky podepsat vyplněný formulář – důležitý je fakt, že to, co je podepsáno a odesláno, je celé PDF obsahující jak vizuální formu dokumentu, tak XML data – tedy vyplněný obsah spolu s jednoznačným kontextem;
  
• Býti vyplněn pomocí zdarma dostupného programového vybavení „Adobe Reader“ na různých platformách.
  
• Automaticky přenést vyplněná XML data do informačního systému instituce s možností opatřit formulář 2D čárovým kódem a automatizovat tak i off-line podání;
  
• Předvyplnění formuláře – po identifikaci uživatele mohou být známá data již předvyplněna;
  
• Vytvářet mezinárodně uznávané formuláře – vyhovět požadavkům mezinárodní legislativy.
  

Technologie Adobe (tedy PDF) nijak nevylučuje využívání dosavadních systémů. Rozšiřuje jejich funkčnost o velmi efektivní standardizovanou komunikační platformu, poskytující veřejnosti uživatelsky přívětivé rozhraní. A to při vědomí, že naprostá většina potenciálních koncových uživatelů je dnes již vybavena potřebným software.

Inteligentní dokumenty PDF v připomínkovém procesu
Velmi častým procesem ve všech organizacích je připomínkování nějakého návrhu, zprávy nebo jiného dokumentu. Každý zná, jak probíhá na papíře. Základem je složka, na které je tzv. „košilka“ sloužící k tomu, aby se na ni zaznamenával pohyb dokumentu jak v čase, tak mezi osobami, které s ním pracují. Uvnitř složky je potom vlastní dokument a recenzenti využívají několik běžných nástrojů k tomu, aby sdělili autorovi svůj názor, doplnili jej nebo navrhli změny. Těmito nástroji jsou:
formy poznámek do originálního dokumentu

• barevné značení v textu
  
• poznámky na okraji
  
• různé značky ukazující, kde je vhodné něco přidat, vynechat, změnit
  

přiložené poznámky

• na zvláštním dokumentu vypracované připomínky, které jsou do složky přiloženy
  
• související dokumenty nebo materiály, které recenzent přiloží do složky; mohou to být i jiná media než papírová, např. záznamy zvuku, obrazu.
  
• podpis, razítko.
  

Tento proces je velmi různorodý a ukazuje se, že jeho elektronizace je problematická. Nevýhodou klasických textových programů je paradoxně fakt, že v nich lze psát, a tedy kompletně obsah dokumentu měnit. Dále potom, omezená schopnost jejich datových formátů nést další obecné informace, navíc ve strukturované formě. Co to znamená prakticky?

Každý očekává, že se recenzenti k dokumentu vyjádří, nebudou však schopni změnit samotný originál. Autor má zájem na tom, aby s dokumentem pracovaly pouze oprávněné osoby. Vytvoří v textovém editoru dokument a takto vzniklý soubor pošle jiným osobám k připomínkování. Tím otvírá prostor pro následující problémy:

• recenzent nedisponuje příslušným softwarovým vybavením
  
• recenzent bude schopen v originálním dokumentu změnit části textu a nebude na první pohled zřejmé, kde ke změně došlo
  
• není možné přiložit k původnímu souboru nějakou další informaci, přílohu
  
• neexistuje zabezpečení recenzovaného dokumentu proti neoprávněným čtenářům.
  

Výše uvedené problémy řeší různé systémy umožňující pracovat s dokumenty podobně jako se složkou, obecně nazývané jako „Document Management System“ (DMS). Jejich nevýhodou však může být omezení na organizaci ve které jsou nasazeny. Pokud je recenzent externí pracovník, znamená to implementaci mnoha technických a organizačních prostředků.

• barevnou tužku – kterou je schopen text zvýraznit, podtrhnout, přeškrtnout
  
• poznámky vkládané do textu
  
• různé druhy razítek (jsou definovatelná)
  
• možnost připojení dalších libovolných souborů nebo nahrání zvukového komentáře
  
• elektronický podpis
  

Recenzent provede svoje poznámky a případně dokument podepíše a odešle dále nebo zpět autorovi; autor je schopen poznámky vytisknout, může je třídit dle recenzentů a dalších kritérií; je schopen vybrané poznámky importovat textovým editorem (MS Word) a zapracovat je do finálního znění.

Obr. 2  Nasazení Adobe LiveCycle Policy – práce s PDF maximálním způsobem koresponduje s klasickým „papírovým“ procesem. Zjednodušuje a urychluje ho díky rychlé komunikaci a efektivnímu zapracování připomínek. Přináší také vyšší ochranu dat, jelikož umožňuje dokument zabezpečit. Pro kohokoliv nepovolaného je dokument nečitelný a všechny přístupy jsou zaznamenány. Nasazení do organizace je spojeno s minimálními organizačními změnami. Tím jsou podstatně sníženy bariéry pro rozvoj práce s elektronickými dokumenty.

Řešení Adobe dále umožňuje rozšířit samotné PDF o bezpečnostní funkce s nasazením tzv. „LiveCycle Policy“ (LCP). Ten kontroluje a monitoruje přístupy k dokumentu. Lze tak zajistit, aby dokument nemohl otevřít nikdo nepovolaný. Je schopen hlídat i časové parametry přístupu k souboru PDF. Autor je schopen nastavit taková pravidla, která eliminují neoprávněné přístupy k dokumentu. Recenzent nemusí být součástí žádné aplikace, stačí, aby byl připojen k internetu. Při snaze otevřít zabezpečený soubor PDF si nejprve Adobe Reader ověří u příslušné LCP práva autora a pak mu buď povolí nebo nepovolí otevřít dokument a provést recenzi. viz obr. 2.